Instituto Politécnico de Lisboa

Politécnico de Lisboa é exemplo de boas práticas de teletrabalho

IPL

30 Abril 2020

Teletrabalho

O estado de emergência trouxe mudanças, desafios, receios e ansiedades ao quotidiano de todos, a vários níveis. No Politécnico de Lisboa, desde logo os trabalhadores responderam de forma positiva e, de um dia para o outro, passaram a realizar o trabalho a partir de casa, com recurso a ferramentas digitais. 

As últimas semanas demonstraram que todos estão à altura do desafio, mantendo o “motor” da instituição em funcionamento e assegurando que, quem depende dos serviços, antes fisicamente disponíveis, pode continuar com o empenho e profissionalismo das várias equipas.

Nos Serviços da Presidência (SP) do Politécnico de Lisboa, onde funcionam áreas transversais a toda a comunidade académica, trabalham mais de 80 trabalhadores, que se viram confrontados com uma situação, não programada, com pouco tempo de preparação para reunir as condições necessárias para a realização de trabalho feito à distância.

“Verificámos que temos uma capacidade de adaptação que desconhecíamos”, quem o diz é Purificação Morais, uma das dirigentes dos Serviços Financeiros, para quem a “equipa se revelou forte, unida, com espirito de interajuda e compromisso com o serviço”, perante uma realidade até então desconhecida.

testemunho

Sendo a área Financeira, a que integra o maior número de trabalhadores dos SP, por parte da equipa há unanimidade ao dizer que o sistema de teletrabalho tem tido resultados positivos. “Temos conseguido funcionar e cumprir as tarefas como se estivéssemos presentes no local de trabalho”, afirma uma das trabalhadoras do setor, que tem a seu cargo o tratamento de despesa e receita do IPL. A mesma funcionária avança que tal só tem sido possível graças ao trabalho em equipa, fundamental para que tudo funcione bem.

Sobre a equipa fala também Paula Ramos, dirigente, para quem a proximidade e o permanente contacto entre colegas são fundamentais. Para esta funcionária, outro aspeto positivo foi deixar de fazer as habituações deslocações diárias para o trabalho e regresso a casa, ganhando cerca de duas horas diárias, que lhe permitem uma melhor gestão do seu tempo.

Perante a dificuldade de trocar os processos físicos por novas formas de gestão de trabalho, Elsa Rocha do Departamento de Compras e Contratação Pública, diz não terem sentido, nesta área, qualquer entrave. “Apenas substituímos o papel produzido diariamente e o contacto físico, por documentos que circulam, perfeitamente, pela via digital e pelo contacto também ele digital”, diz. Para Elsa, o maior desafio é a gestão e organização do trabalho, em casa, sendo mãe de uma criança menor.

Também no caso do Departamento de Recursos Humanos a adaptação foi tranquila. Para a agilização de alguns procedimentos contribuíram as orientações definidas pela presidência do IPL, como no caso dos procedimentos concursais, cujas reuniões de júri passaram a ser realizadas por videoconferência.

Melhores condições para executar o trabalhar com concentração, tornando o tempo mais produtivo é uma das vantagens apontadas por Idália Torres, da área de Recursos Humanos. Para a funcionária e dirigente, “o teletrabalho tem resultado num ganho para os trabalhadores e para o IPL”, para além de “ser um importante contributo para evitar o contágio”, afirma. Manter o contacto com as colegas tem sido recorrente, não só para partilha de ideias de trabalho, mas também para falarem, regularmente, umas com as outras.

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No Gabinete de Relações Internacionais e Mobilidade Académica houve uma clara mudança na rotina de trabalho, começando pela suspensão do atendimento presencial à comunidade académica. Facto é que o surto da Covid-19 afetou de forma muito direta os estudantes incoming e outgoing. A declaração de estado de emergência em Portugal, bem como em grande parte dos países europeus, suscitou um “aumento exponencial de trabalho”, garante Carla Ruivo, coordenadora do Grima. Acompanhar a situação de centenas de estudantes internacionais em Portugal, e os muitos estudantes do IPL em mobilidade Erasmus+, por isso deslocados, foi fundamental. Associado ao trabalho, estar em ambiente familiar significa estar à altura das “várias solicitações”.

Já para a equipa da Comunicação e Imagem do Politécnico de Lisboa (GCI), para além do desafio imposto pelo isolamento, outros mais surgiram. Garantir uma comunidade académica informada e coesa num momento de tanta incerteza, em que as plataformas digitais passaram a ser a única forma de chegar às pessoas foi a grande aposta. Se por um lado foi necessário adequar e alimentar o site do IPL com todas as informações e orientações definidas pela presidência da instituição e Serviço de Saúde Ocupacional, por outro lado, o site passou a ser a melhor forma de dar a conhecer, passo a passo, as iniciativas de cada uma das unidades orgânicas.

gci

Por outro lado, o GCI teve consciência da, ainda maior importância das redes sociais, enquanto veículo de comunicação e interação com os estudantes do IPL, mas também com os futuros candidatos, com quem habitualmente comunica de uma forma mais direta, nomeadamente através da Futurália, entretanto cancelada.

Para além de uma estratégia definida, desde logo, para um melhor mapeamento de públicos e definição de objetivos, manter o contacto diário, ainda que virtual, da equipa foi desde logo uma rotina. Também aqui, o trabalho a um nível mais abrangente, nomeadamente nos vários projetos comuns com as escolas e institutos, foram transpostas para os écrans com a realização das reuniões com os colegas das áreas de comunicação.

Balanço feito, e todo ele positivo, é possível afirmar que, tirando as dificuldades na ligação a VPN (virtual private network), que permite uma ligação segura e privada usada pelos funcionários do Politécnico de Lisboa para garantir o teletrabalho, e depois de uma fase, curta, de adaptação, as rotinas já estão estabelecidas e organizadas.

A verdade é que disciplina e auto motivação, revelam-se essenciais para o sucesso do teletrabalho, que em Portugal e, segundo alguns estudos, tem tido até à data, uma aplicabilidade pouco expressiva, havendo quem diga que, muito pelo conservadorismo da sociedade.

Esta forma alternativa de organização do trabalho, que no caso da função pública, já faz parte da legislação laboral, surge, agora, como resposta eficaz às novas necessidades. Perante esta nova realidade, que com ela trouxe desafios pessoais e profissionais. Quem sabe se o teletrabalho veio para ficar?

Para já, o Primeiro-Ministro, António Costa, em conferência de imprensa, para anúncio de medidas a aplicar após o levantamento do estado de emergência, afirma que, "no mês de maio, continuará a vigorar o princípio do recurso, obrigatório, a todas as atividades profissionais, que possam ser mantidas em teletrabalho".

Nada melhor do que terminar com a opinião de Purificação Morais, a trabalhadora mais antiga dos Serviços da Presidência do IPL (34 anos), para quem “desta situação difícil vai resultar uma equipa mais forte, mais coesa e vamos verificar que tudo isto nos ajudou a aprender a fazer o que tem que ser feito, a aceitar o que não podemos mudar, a crescer, quer como pessoas quer como profissionais”.

Texto de CSS/GCI IPL